“我們的惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)合同為我們帶來了一套先進而強大的成像和打印基礎(chǔ)架構(gòu)，不僅易于監(jiān)控和跟蹤，而且比過去更合理有序。”
——Sime Darby Berhad公司人力資源部主管Poh Chze Yub博士
企業(yè)目標(biāo)：
馬來西亞企業(yè)集團Sime Darby需要更換其日益老化、管理起來越來越難而且費用越來越高的多廠商成像和打印設(shè)備。除了降低成本，公司還希望能夠更高效地監(jiān)控其打印基礎(chǔ)架構(gòu)、更有效的控制打印，以使Sime Darby得以滿足不斷增長的打印需求。
方法：
Sime Darby選擇與惠普簽署了惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)合同，采用了惠普多功能打印機(MFP)。該打印機使用了SecureJet®拖放打印解決方案和Capella Technologies公司的MegaTrack打印作業(yè)跟蹤軟件。
IT改進：
• 節(jié)約30%的彩色打印成本。
• 通過惠普遠(yuǎn)程監(jiān)控功能實現(xiàn)主動故障診斷和耗材的補給。
業(yè)務(wù)優(yōu)勢：
• 預(yù)計5年內(nèi)可節(jié)約692,000馬幣(約合207,000美元)的成本。
• 更有效地控制和監(jiān)視打印作業(yè)，提高安全性。
• 新的打印環(huán)境是進一步改進文檔管理、工作流程和合規(guī)性的基礎(chǔ)。
總部位于吉隆坡的Sime Darby Berhad業(yè)務(wù)遍及20個國家和地區(qū)，在全球范圍內(nèi)共有100,000多名員工，是一家成功的跨國企業(yè)集團。公司宗旨是在核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域占據(jù)全球領(lǐng)先地位。
Sime Darby的核心業(yè)務(wù)包括種植、房地產(chǎn)、汽車、工業(yè)、能源和公共事業(yè)，公司在醫(yī)療衛(wèi)生市場上的份額也在不斷增加，目前還正在進軍中國市場。2007年，公司與Golden Hope Plantations Berhad及Kumpulan Guthrie Berhad合并，成了馬來西亞國內(nèi)市場總值最高的公司之一，同時也是全球最大的已上市的棕櫚油生產(chǎn)商。
“總之，該項目幫我們搭建了一套先進的打印和成像基礎(chǔ)架構(gòu)。它不僅運行正常，而且為我們以高度結(jié)構(gòu)化的有效方式嘗試新業(yè)務(wù)搭建了一個平臺。”
——Sime Darby Berhad公司人力資源部主管Poh Chze Yub博士
為了穩(wěn)固并進一步擴展其全球業(yè)務(wù)，Sime Darby非常注重采用最先進的技術(shù)和簡化的流程。而最近，這一工作的重點是其成像和打印環(huán)境。 #p#副標(biāo)題#e#
無法控制
這一情況始于集團人力資源(HR)部，這里充斥著大量來自不同廠商的老舊設(shè)備，效率低下而且維護費用很高。
Sime Darby人力資源部主管Poh Chze Yub博士表示：“該部門只有40人，卻有來自3家不同廠商的15臺設(shè)備。儲物柜里放滿了價值數(shù)千馬幣(RM)的不同類型的耗材。這是一個非常棘手的問題，因為耗材都是通常非標(biāo)準(zhǔn)方式臨時購買的。成像和打印設(shè)備在不斷老化，而且維護費用非常高，而新打印機可以任沒有專業(yè)操作經(jīng)驗的人隨意使用。作為身份的象征，辦公室里還有很多個人打印機，我們非常擔(dān)心會有人通過部門的3臺聯(lián)網(wǎng)打印機打印保密的人力資源文檔。”
“我們根本沒辦法控制保密性，而且打印機的使用無法得到監(jiān)視和跟蹤，因此無法制定增長計劃?？梢哉f，打印和成像是一門黑色藝術(shù)。”
Sime Darby向惠普、理光、佳能、東芝和富士施樂招標(biāo)。3家被淘汰，東芝的產(chǎn)品太貴，而理光的機器無法和Sime Darby正在使用的HID非接觸式IC卡兼容?；萜粘晒Φ貙嵤┝艘豁棡槠趦蓚€月的試驗項目，最終與Sime Darby簽署了為期3年的打印管理服務(wù)(MPS)合同。Sime Darby用3臺惠普多功能打印機(MFP)替換了原有的15臺老式打印機。
然而，這才是整個故事的開始。公司與惠普簽署的HP MPS合同非常成功，因此又簽署了一份5年期合同，由惠普為擁有1200多名員工、每年打印量超過400萬頁的Sime Darby集團總部提供全面的打印服務(wù)。35臺惠普多功能打印機、5臺用于特殊應(yīng)用打印的專用打印機和3臺經(jīng)過改造的惠普打印機取代了84臺理光、佳能和老式惠普打印機。后來，公司的5個部門總部也實施了HP MPS項目。
在多功能設(shè)備的基礎(chǔ)上實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化
HP MPS合同的核心是具有打印、復(fù)印、掃描和傳真功能的惠普多功能打印機。這些設(shè)備都是從惠普租賃的，每月支付使用費，另外還要按次收費?；萜帐褂肏P Web Jetadmin軟件來從遠(yuǎn)程進行設(shè)備監(jiān)控，實現(xiàn)主動故障診斷和耗材補充。
Sime Darby采用了JetMobile的SecureJet®安全移動打印打印解決方案。打印作業(yè)被發(fā)送到中央服務(wù)器上，然后用戶可以從任何聯(lián)網(wǎng)的打印機上收取打印件，只需使用非接觸式IC卡進行身份驗證即可。此外，公司還采用了Capella Technologies公司的MegaTrack應(yīng)用，來跟蹤所有打印、復(fù)印或傳真操作。
Poh博士說：“由于規(guī)模很大，Sime Darby選擇使用惠普這樣的1級廠商作為服務(wù)提供商，廠商的服務(wù)承諾非常關(guān)鍵。惠普在招標(biāo)中脫穎而出的一個重要原因是，惠普馬來西亞團隊能夠提供出色的售后支持服務(wù)。”
假設(shè)打印量每年以10%的速度增長，按凈現(xiàn)值(NPV)為8%的方法計算總體擁有成本(TCO)，那么今后5年內(nèi)可以節(jié)約692,000馬幣(約合207,000美元)的成本。成本中約10%是購買彩色打印耗材的費用，因此Sime Darby對惠普的彩色打印耗材也留下了非常好的印象，因為這些材料平均要比其它同類解決方案低30%。#p#副標(biāo)題#e#
新理念的平臺
實施階段的一項重要工作是說服Sime Darby員工同意不再使用個人打印機，轉(zhuǎn)而接受聯(lián)網(wǎng)打印的理念。首先，惠普項目得到了公司最高管理層的支持，然后舉行了多次“親手實踐”會議，讓員工有機會查看并了解全新的惠普打印機，然后再將他們的個人打印機撤走。讓廣大員工普遍接受這一方案的一個關(guān)鍵點是，每個人都不能再使用個人打印機，無一例外。
“我們是馬來西亞國內(nèi)實施這一整套功能的第一家公司;但是現(xiàn)在，人們很容易就能接受這種新解決方案，他們清楚雙面打印是強制性的，所有打印作業(yè)都受到跟蹤而且他們無需擔(dān)心耗材，”Poh博士說道，“文件夾打印和電子郵件打印尤其令人驚訝，對于發(fā)布備忘錄等工作尤其有用。以前，需要將它們打印出來，簽名，然后以辦公郵件的形式發(fā)送出去。而現(xiàn)在，可以將它們掃描然后發(fā)送給特定郵件組中的收件人。通過惠普數(shù)字發(fā)送軟件(HP Digital Sending Software)實現(xiàn)這種電子通信方式將成為Sime Darby努力確?？沙掷m(xù)發(fā)展未來這一使命和愿景的組成部分。”
Sime Darby確信，新的HP MPS協(xié)議將幫助他們節(jié)約成本，減少紙張浪費。然而，由于最近進行了合并，公司到現(xiàn)在為止還無法對使用新老打印環(huán)境的情況進行直觀現(xiàn)實的對比。
Poh博士表示：“由于公司通過合并得到了發(fā)展，而且工作重點發(fā)生了變化，所以對成本節(jié)約情況進行對比的條件不存在了。例如，過去紙張浪費情況非常嚴(yán)重，但我們沒有進行跟蹤，因為沒有合適的基礎(chǔ)架構(gòu)來完成這一工作?，F(xiàn)在，合并已完成，情況日趨穩(wěn)定，我們將能夠為未來得出結(jié)論創(chuàng)造有利條件。”
“總之，該項目幫我們搭建設(shè)了一套先進的打印和成像基礎(chǔ)架構(gòu)。它不僅運行正常，而且為我們以高度結(jié)構(gòu)化的有效方式嘗試新業(yè)務(wù)搭建了一個平臺。”
Sime Darby目前正在探索如何使用該基礎(chǔ)架構(gòu)來支持其法規(guī)遵從工作。由于公司正努力將業(yè)務(wù)擴張到更多國家，這項工作變得越來越重要。更高效的文檔管理機制是另一個值得關(guān)注的新領(lǐng)域。通過這種新機制可以捕獲發(fā)來的文件，進行掃描并根據(jù)條碼在工作流程內(nèi)進行組織，確保文檔嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程進行處理。
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