采購前的分析規(guī)劃

提到商用打印設(shè)備采購，成本是一個繞不開的話題。因為除了極少數(shù)主營文印業(yè)務(wù)的企業(yè)，在其他絕大多數(shù)企業(yè)中商用打印設(shè)備都是一個純粹的“成本消耗者”。與其他商用IT設(shè)備相比，商用打印設(shè)備對成本的消耗不但出現(xiàn)在采購過程，而且還是用得越多越花錢。因此對于商用打印設(shè)備采購來說，控制成本是最重要的一條“顯”規(guī)則?？紤]到商用打印設(shè)備的這個特殊性，企業(yè)在采購商用打印設(shè)備之前最好先有一個清晰的思路，分析一下自己的情況，而不要直接盯著產(chǎn)品的各種“標(biāo)簽”。企業(yè)在采購商用打印設(shè)備時和使用過程中，需要進(jìn)行全面的分析規(guī)劃、采購部署和管理維護(hù)，在滿足需求的前提下降低成本是第一要務(wù)。

相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)每年與文印相關(guān)的成本大約占企業(yè)總營收的1%～15%，而且大多數(shù)企業(yè)都處于相對較高的水平。(這里所說的成本包括很多方面，不但有設(shè)備采購和使用帶來的顯性成本，也包括維護(hù)管理、工作效率、工作流程、信息安全造成的隱性成本。)之所以出現(xiàn)這種情況，原因是多方面的。首先是對商用打印設(shè)備的采購缺乏明確的思路和策略，造成商用打印設(shè)備的數(shù)量激增、使用混亂、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。其次是對商用打印設(shè)備的使用缺乏有效的管理，無法控制各個部門和每個員工的打印作業(yè)，也難以將設(shè)備維護(hù)在最佳狀態(tài)。這些問題的存在，直接導(dǎo)致顯性文印成本和隱性文印成本大幅增加；要從源頭著手解決問題，首先就需要對企業(yè)狀況和需求進(jìn)行深入分析，認(rèn)清自我才能對癥下藥。

優(yōu)化信息流程

減少印量是降低文印成本最有效的途徑，只要分析一下企業(yè)的業(yè)務(wù)流程我們就會發(fā)現(xiàn)，很多使用文印服務(wù)的環(huán)節(jié)都不是必不可少的。從以往的經(jīng)驗來看，企業(yè)實施電子化辦公后可以減少大約80%的印量，這就意味著文印成本的大幅降低。因此，優(yōu)化信息流程是商用打印設(shè)備采購前分析評估工作的重中之重。

可見的顯性文印成本僅占了總成本的一小部分

文檔票據(jù)的電子化是優(yōu)化信息流程的一個重要步驟

企業(yè)IT人員需要根據(jù)辦公環(huán)境和員工坐席位置來改善設(shè)備布局

其實，目前很多企業(yè)都已經(jīng)通過信息化解決方案實現(xiàn)了電子化辦公，大部分信息都是通過網(wǎng)絡(luò)在各個終端以及服務(wù)器之間流轉(zhuǎn)，只是因為企業(yè)內(nèi)部習(xí)慣或者第三方的需要而使得某些信息交換環(huán)節(jié)沒有實現(xiàn)電子化。減少印量主要就是為這些環(huán)節(jié)設(shè)計一個文檔電子化的流程，這個過程主要通過數(shù)碼復(fù)合機(jī)、專用掃描儀等設(shè)備來實現(xiàn)。外部票據(jù)文件電子化、內(nèi)部文件通告電子化、文件傳真網(wǎng)絡(luò)化……只需要強(qiáng)化特殊環(huán)節(jié)的電子化程度，企業(yè)文印成本的大幅降低就是可以預(yù)期的。

改善設(shè)備布局

與優(yōu)化企業(yè)信息流程類似，改善設(shè)備布局也是提高工作效率、降低文印成本的一個有效途徑。改善設(shè)備布局有兩個好處，其一是可以將無序擺放在辦公空間里的大量低性能打印設(shè)備更換為少量高性能打印設(shè)備，以減少與設(shè)備采購、維護(hù)、耗材相關(guān)的顯性文印成本；其二是可以縮短設(shè)備與員工的距離，減少各個區(qū)域的員工在打印、等候、取件過程中浪費的時間，提高工作效率，降低隱性文印成本。

改善設(shè)備布局主要包括調(diào)配設(shè)備位置和平衡文印負(fù)荷兩個方面，企業(yè)IT人員需要完成兩個步驟的工作：一是計算各個區(qū)域的總印量、打印頻率、文檔類別和其他操作類別(如掃描、傳真、復(fù)印等)；二是根據(jù)之前的統(tǒng)計數(shù)據(jù)規(guī)劃所需購買的產(chǎn)品類別，并根據(jù)需要確定擺放的位置。當(dāng)然，企業(yè)管理者也可以將這項工作交給相關(guān)的服務(wù)商或者設(shè)備提供商來完成，比如富士施樂的XOS服務(wù)就包含利用精益六西格瑪方法對文件輸出環(huán)境進(jìn)行的評估和規(guī)劃。

采購部署按需配置

分析規(guī)劃是企業(yè)打印設(shè)備采購的第一步，在企業(yè)IT人員改善業(yè)務(wù)流程并摸清自身需求之后，就可以進(jìn)入設(shè)備的采購部署階段。這個階段的主要工作是根據(jù)需求分析提出設(shè)備采購條件，并按照所需的產(chǎn)品類別和規(guī)格來采購部署合適的產(chǎn)品。

商用打印設(shè)備的采購并不是一個簡單的買賣過程，它需要根據(jù)設(shè)計印量、功能需求、擺放布局等條件篩選需要采購設(shè)備的種類和規(guī)模，在這個過程中企業(yè)IT管理者需要用發(fā)展的眼光看問題，在充分了解目前實際情況的前提下對未來一段時間的業(yè)務(wù)、印量變化進(jìn)行評估，并制定具備一定彈性的規(guī)劃來滿足持續(xù)變化的業(yè)務(wù)需求。采購環(huán)節(jié)需要綜合考慮商用打印設(shè)備的各個方面，也要隨時關(guān)注市場的新變化。下面我們就根據(jù)商用打印設(shè)備在2011年的幾個重要關(guān)鍵詞，結(jié)合企業(yè)的文印需求來分析正確的設(shè)備采購策略。

無線網(wǎng)絡(luò)

除了極少數(shù)單人使用的桌面機(jī)型和財務(wù)專用的票據(jù)打印機(jī)，目前商用打印設(shè)備接入企業(yè)內(nèi)部辦公環(huán)境通常都采用的是網(wǎng)絡(luò)接口，以便更好地共享使用，例如之前測試的愛普生K100就專門標(biāo)配了網(wǎng)絡(luò)接口。而自2010年起商用打印設(shè)備開始順應(yīng)無線網(wǎng)絡(luò)辦公的需求標(biāo)配無線網(wǎng)絡(luò)模塊，這一趨勢在2011年變得更加明顯。筆記本電腦甚至平板、智能手機(jī)等設(shè)備大量進(jìn)入企業(yè)辦公領(lǐng)域之后，具備無線網(wǎng)絡(luò)模塊的商用打印設(shè)備無疑可以更好地融入企業(yè)環(huán)境。三星、惠普、佳能等打印設(shè)備廠商都推出了大量具備無線網(wǎng)絡(luò)模塊的機(jī)型，為企業(yè)提供了豐富的選擇空間。當(dāng)然，就目前來看具備無線網(wǎng)絡(luò)模塊的商用打印設(shè)備還主要集中在噴墨、小型激打等SOHO、SMB機(jī)型，但是隨著無線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，未來數(shù)碼復(fù)合機(jī)也將會越來越多地搭載無線網(wǎng)絡(luò)模塊，從而實現(xiàn)對各級規(guī)模企業(yè)的全覆蓋。

自動雙面

一張紙、兩面用，這是最直觀、最有效的降低文印成本的方式之一。Gartner的一份報告稱：“將雙面打印設(shè)定為所有設(shè)備的默認(rèn)設(shè)置可使企業(yè)一年打印紙張消耗量至少降低30%”。雙面打印的實現(xiàn)方式有手動和自動兩種，不過對于企業(yè)管理者來說，手動雙面打印基本上毫無實際意義，只有自動雙面打印才能真正達(dá)到降低成本的目的。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，有近7成的企業(yè)都希望采用具備自動雙面打印功能的設(shè)備。以往自動雙面打印功能需要選配價格昂貴的獨立模塊來實現(xiàn)，但是在2011年自動雙面打印功能已經(jīng)開始在千元級打印產(chǎn)品上普及。從去年底到今年，愛普生和兄弟先后推出了內(nèi)置式的全新自動雙面打印模塊，降低了自動雙面打印模塊的復(fù)雜程度和成本，為自動雙面打印功能的普及提供了契機(jī)。這種新的自動雙面打印模塊已經(jīng)被用于愛普生K100、兄弟HL-2240D這樣的千元級產(chǎn)品上。#p#副標(biāo)題#e#

高速輸出

輸出速度是打印設(shè)備的核心性能指標(biāo)，它會對企業(yè)辦公效率造成一定的影響。特別是在印量較大、緊急業(yè)務(wù)多的企業(yè)，輸出速度與辦公效率以及由此產(chǎn)生的隱性文印成本的關(guān)聯(lián)更加緊密。在速度方面，商用打印設(shè)備存在顯著的等級差距，噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)、數(shù)碼復(fù)合機(jī)等不同類別產(chǎn)品之間，以及同類產(chǎn)品不同價格檔次之間的差異都非常明顯。不過不管是哪種類別，在2011年都在強(qiáng)化輸出速度方面的表現(xiàn)。目前入門級激光機(jī)型的輸出速度已經(jīng)開始超過20ppm，噴墨機(jī)型中的高速型號標(biāo)稱數(shù)據(jù)甚至達(dá)到了30ppm以上，前面測試的愛普生K100的標(biāo)稱輸出速度就高達(dá)38ppm，實際測試速度也達(dá)到了21ppm以上。而高端的激光打印機(jī)和數(shù)碼復(fù)合機(jī)，輸出速度超過40ppm甚至50ppm以上的也不在少數(shù)。根據(jù)本次“年底商務(wù)采購意向調(diào)查”來看，目前7成左右的企業(yè)依然以30ppm以下的中低速商用打印設(shè)備為主，有很大的改進(jìn)升級空間。

彩色輸出

時至今日，面對愈發(fā)成熟的商務(wù)辦公環(huán)境，人們已經(jīng)不再滿足于傳統(tǒng)黑白打印，更專業(yè)、更具視覺效果的彩色文檔逐漸成為用戶的新選擇。從本次調(diào)查數(shù)據(jù)來看，彩色噴墨機(jī)型和彩色激光機(jī)型合并后的市場份額已經(jīng)超過了黑白激光機(jī)型。對于需要更多創(chuàng)意、靈活性的小微企業(yè)用戶與SOHO一族來說，彩色輸出擁有的更佳表現(xiàn)效果擁有更好的吸引力，他們需要彩色文件來向客戶展示自己的意圖和創(chuàng)意。而對于大中型企業(yè)和特殊行業(yè)用戶來說，黑白文檔輸出依然是日常辦公文印業(yè)務(wù)中的主要部分，不過隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展和商業(yè)競爭的日漸激烈，單獨的黑白打印也漸漸變得無法滿足需求，需要用彩色來增強(qiáng)競爭力。彩色輸出對于企業(yè)采購來說最大的問題是成本，其較高的設(shè)備采購成本和后期使用成本會阻礙企業(yè)采購。不過隨著彩色激光打印機(jī)和復(fù)合機(jī)價格門檻的不斷降低，彩色打印也開始越來越多地出現(xiàn)在企業(yè)辦公環(huán)境當(dāng)中。

低碳環(huán)保

綠色辦公已經(jīng)提倡了很多年，低碳概念也開始變得深入人心，商用打印設(shè)備的低碳環(huán)保特性自然備受重視。商用打印設(shè)備的低碳環(huán)保特性主要體現(xiàn)在節(jié)能方面，在這方面打印設(shè)備廠商已經(jīng)做了相當(dāng)多的工作，相關(guān)的技術(shù)也非常成熟，比如按需定影、低溫碳粉等概念早已經(jīng)被我們熟知。就節(jié)能而言，商用打印設(shè)備主要應(yīng)該注意工作模式切換、產(chǎn)品替代選擇等方面。之所以強(qiáng)調(diào)工作模式切換，是因為打印設(shè)備在不同狀態(tài)下的工作功耗存在顯著差異。以數(shù)碼復(fù)合機(jī)為例，其運(yùn)行(輸出)狀態(tài)下功耗可以達(dá)到1000W，而待機(jī)狀態(tài)下則可以低于50W，休眠狀態(tài)下功耗更是幾可忽略。企業(yè)中的商用打印設(shè)備大多數(shù)時間都處于待機(jī)狀態(tài)，如果選擇那些能夠在休眠狀態(tài)、待機(jī)狀態(tài)、工作狀態(tài)之間靈活切換的設(shè)備，那么當(dāng)較長時間不使用時設(shè)備會自動切換至休眠狀態(tài)，節(jié)省能源；在需要工作時又能快速啟動，滿足用戶對效率的追求。其次是設(shè)備的替換，因為噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)/復(fù)合機(jī)之間的功耗差異巨大，噴墨打印機(jī)的工作功耗通常不超過20W，因此對于中小企業(yè)來說，在某些位置采用噴墨機(jī)型替代激光機(jī)型也不失為節(jié)能的好辦法。

愛普生L201黑白噴墨一體機(jī)

愛普生L201黑白噴墨一體機(jī)參數(shù)

寫在最后

商用打印設(shè)備的采購、使用和管理是一個系統(tǒng)工程，企業(yè)不應(yīng)該將其當(dāng)做是孤立的產(chǎn)品采購，而是需要進(jìn)行完整的分析評估、規(guī)劃籌備和設(shè)置管理，以便在商用打印設(shè)備的整個生命周期中能夠充分提高工作效率、降低文印成本。特別是對于希望降低文印成本的企業(yè)來說，采購打印設(shè)備之后的文印管理更加重要。根據(jù)Gartner的報告，通過積極管理和優(yōu)化辦公打印環(huán)境，實施了文印管理的企業(yè)通常會比沒有實施之前節(jié)約10%～30％的文印成本。以用戶打印權(quán)限管理為例，如果能夠通過這種方式杜絕利用企業(yè)打印設(shè)備進(jìn)行私人文印作業(yè)的情況，那么就能減少很大一部分無謂的文印成本。轉(zhuǎn)換一下思路、改善一下管理，就能達(dá)到更好的成本控制和效率提升，何樂而不為呢？